Mise en place du pack processus "Cookie Factory"

Cette page vous guidera sur la mise en place du pack, n'hésitez à nous faire des retours sur son contenu.

Si tu souhaites approfondir l'utilisation de ce pack, n'hésite pas à prendre rendez-vous avec nous !

Mise en place des équipes (sur Microsoft Teams) - 2 minutes

Pour que le processus puisse s'exécuter, vous avez besoin de créer 3 nouvelles équipes dans Teams (https://teams.microsoft.com/) :

  1. Bisecuit digital business process team

  2. Cookie Dough Production

  3. Cookie Order Production

Ça devrait ressembler à ça :

Mise en place des 5 fichiers Excel (sur Microsoft Teams)

5 minutes

Tous les fichiers seront à placer dans la première équipe que nous avons créée “Bisecuit digital business process team”.

Fichier “LIVE DEMO - Live_Master.xlsx”

Ce fichier, que vous trouverez dans le pack à la racine des fichiers, sera à placer dans l’onglet “Fichiers” de la team “Bisecuit digital business process team”.

Ce fichier contient l’ensemble de la donnée. Il agit comme une base de donnée qui centralise l’ensemble des résultats obtenu des automatisations.

Fichiers du dossier “Work documents” (Order distribution.xlsx, Cookie production.xlsx Cookie dough production.xlsx Cookie dough freezer preparation.xlsx)

Ces fichiers sont des “templates” qui seront copiés/collés à chaque iteration du processus dans les team de production et de livraison. Ils permettront de piloter les commandes, la production et les expéditions.

Avant de placer ces fichiers, nous allons créer un dossier dans l’onglet “fichiers” de la Team “Bisecuit digital business process team” que nous appellerons “Live Demo Bisecuit Work Documents”. 

Nous pourrons ensuite copier l’ensemble des 4 fichiers du dossier “Work documents” à l'intérieur.

Mise en place des Connexions (sur Power Automate)

2 minutes

Nous allons avoir besoins de 3 connexions : Excel, Sharepoint et Teams.

Mise en place sur Power Automate

Pour mettre en place vos connexions, rendez-vous sur l'onglet "connections" de Power Automate (https://flow.microsoft.com/). 

 

Ajoutez ensuite chacune des connexions nécessaires en cliquant sur "+ New connection" tout en haut de l'écran.

Une fois les 3 connexions ajoutées, vous devriez avoir quelque chose qui ressemble à cela :

Mise en place des Flows (sur Power Automate)

20/30 minutes

Une fois les équipes créées, il vous suffit d’importer les flows du pack sur votre propre Power Automate (https://flow.microsoft.com/) et de mettre à jour les connexions avec les services que nous allons utiliser (Excel, Sharepoint, etc.).

⚠️

Si les sites Sharepoint couplés aux équipes que nous avons créées dans l’étape 1 ne s’affichent pas dans les différentes listes déroulantes, laissez le temps à Microsoft de les créer (durée complètement aléatoire pour un compte gratuit).

1er flow : New Cookie Production Cycle

C’est ce flow qui mettra en place les différentes équipes dans Teams que nous utiliserons ensuite pour synchroniser l’ensemble des personnes travaillant dessus.

 

Commencez par importer le flow, pensez à bien renseigner les connexions requises en bas de l’écran d’import (ou créez-les si ce n'est pas déjà fait).

Une fois le flow importé, vous devriez avoir quelque chose qui ressemble à cela :

C'est maintenant que le boulot commence !

Action 1 : “Récurrence”

Cette action débute le flow à interval réguliers selon un planning que vous pouvez explorer en l’ouvrant.

Action 2 : “Create a channel”

Cette action nous permet de créer un channel dans l’équipe de Cookie Order Production afin d’informer en temps réel les biscuitiers des productions qu’ils doivent lancer dans la journée.

Ouvrez l’action et supprimez l’entrée Team “8fae27c3-a03a-4a29-b307-2aa6b2755526” en cliquant sur la croix.

 

Ensuite, dans le menu déroulant du même champ, sélectionnez votre équipe “Cookie Order Production”.

Le reste de la carte est déjà réglé correctement.

Action 3 : “Delay”

Cette action laisse à Teams le temps de créer l’équipe (1 minute).

Action 4 : “Add a copy of Order Distribution”

Cette action permet de copier un fichier Excel dans la team “active” (une pour chaque heure de l'exécution du flow).

Ouvrez l’action et supprimez l’entrée Current Site Address puis dans le menu déroulant sélectionnez votre équipe “Bisecuit digital business process team”.

 

Dans le champ File to Copy allez chercher le fichier “Order distribution.xlsx” qui devrait se situer au chemin “/Shared Documents/General/Live Demo Bisecuit Work Documents/”.

 

Nous allons ensuite supprimer le Destination Site et le remplacer par votre team “Cookie Order Production”.

 

Le dossier de destination est déjà configuré correctement.

Action 5 : “Add a copy of Cookie Production”

Cette action est presque similaire à l’action précédente, elle copie simplement un autre fichier Excel.

Remplacez les champs comme sur l’action précédente (mêmes sites) à l’exception du champ Files to copy.

Dans le champ Files to Copy allez chercher le fichier “Cookie production.xlsx” qui devrait se situer au chemin “/Shared Documents/General/Live Demo Bisecuit Work Documents/”.

Testez maintenant le process, et si tout fonctionne passez au suivant !