Mise en place du pack de processus Rapprochement bancaire avec Microsoft Power Automate

Si vous souhaitez approfondir l'utilisation de ce pack, n'hésite pas à prendre rendez-vous avec nous !

Étape 1

Installation du formulaire

Microsoft Forms

3 minutes

Vous allez installer le formulaire Microsoft Forms qui permet à vous et vos collaborateurs d'envoyer des factures et des tickets à reconcilier avec ​un relevé des comptes à traver ce processus de Rapprochement bancaire.

2. Suivre ce lien pour accéder au formulaire d’envoi de factures et de tickets afin de le dupliquer sur votre compte Microsoft OneDrive 

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3. Cliquer sur le bouton “Dupliquer” en haut de la page.

4. Le formulaire est automatiquement sauvegardé sur votre espace Microsoft Forms

5. Ouvrez Microsoft OneDrive et retrouvez le formulaire que vous venez de dupliquer dans le dossier, “Mes fichiers”

6. Ouvrez le fichier Excel correspondant au formulaire que vous venez de dupliquer. Mettez le curseur dans la première cellule de la première colonne à droite de la table et entrez le texte “Helper”. La table s’élargit pour inclure la nouvelle colonne automatiquement.

7. Dans la cellule M2, ajouter la formule suivante : =MAX($A$2:$A$10000). Cette colonne nous servira à faciliter le transfert de la bonne ligne vers le fichier de rapprochement

8. Afin de préparer ce fichier pour une activation sur Power Automate, changez les titres de colonnes comme indiqué ci-dessous :

ID → ID

Heure de début → Heure de début

Heure de fin → Heure de fin

Adresse de messagerie → Email

Nom → Nom

Précisez la raison de la dépense en quelques mots. Indiquez la date à laquelle la dépense a été engagée. → Raison de la dépense

Quel est le montant de TVA payé du ticket ou de la facture (en euro à la date de la transaction) ? → TVA

Quel est le montant du ticket ou de la facture (en euro à la date de la transaction)  ? → Montant

Quel est le nom de l'entreprise émettrice identifiée sur le ticket ou la facture ? → Entreprise

Téléchargez le ticket ou la facture ici. → Lien

Quel est la nature ou le type de la dépense ? → Type de dépense

Étape 2

Mise en place du fichier de rapprochement bancaire

Microsoft OneDrive, Microsoft Excel

Vous allez ajouter un fichier Microsoft Excel qui effectue la reconciliation avec le relevé de comptes ​à votre OneDrive. Il est déjà paramétrer.

1 minute

9. Ouvrez le pack de processus

10. Glissez et déposez le fichier Microsoft Excel, modèle_rapprochement.xlsx dans votre One Drive

Étape 3

Paramétrage du flux Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate

Vous allez importer et paramétrer un flux qui connecte le formulaire que vous avez installé avec le tableau de rapprochement banacaire, ajouté à votre OneDrive.

3 minutes

11. Ouvrez Microsoft Power Automate et dirigez-vous vers l’onglet, “Mes flux”

12. Sélectionnez “Importer” vers le haut de la page

13. Clickez sur le bouton “Charger” pour sélectionner le flux Power Automate du pack de processus et clickez sur “Ouvrir” pour démarrer le téléchargement

14. Sur la page d’importation, pour chaque ressource liée, autorisez Microsoft Power Automate à activer les applications lors de l’exécution des flux (si vous n’avez pas encore donner accès aux applications, faites-le via l’onglet “Connecteurs” dans le menu à gauche ou en clickant “Créer" et suivez les instructions)

15. Clickez sur “Importer” pour importer le flux

16. Pour chaque tâche présentant une erreur, ouvrez-la et sélectionnez votre compte Microsoft pour l’activer

17. Lors de chaque connexion de tâche, vous serez présenté avec un texte aléatoire au sein du / des champs de référence

18. Clickez sur la croix pour vider le champs et sélectionnez le formulaire qui correspond à celui que vous venez tout juste d’ajouter sur votre compte

19. Continuez avec chaque tâche présentant une erreur

20. Mettez à jour les paramètres de la tâche “Lister les lignes dans la table des factures”

21. Mettez à jour les paramètres de la tâche “Lister les lignes dans la table des factures”

22. Ouvrez la tâche grise, “Évaluer toutes les lignes du fichier de rapprochement” et sur la tâche enveloppée, “Ajouter la ligne de la nouvelle facture au fichier de rapprochement”, mettez à jour la référence à OneDrive dans le champs, “Bibliothèque de documents”

23. Votre flux est prêt. Enregistrez-le.

Étape 4

Effectuer le test du flux et observer le rapprochement

Microsoft Forms, Microsoft Excel

Vous allez tester vottre flux et l'activer via l'envoi du formulaire avec des réponses qui correspondent à une ligne du relevé des comptes.

1 minute

24. Bravo ! Il est enfin temps d’effectuer un test. En haut à droite de la page, clicker sur “Test”. L’option “J'effectuerai l’action de déclenchement” devrait être déjà sélectionnée. Cliquez sur “Enregistrez et testez".

25. Le test attend l’envoi du formulaire pour s’effectuer. Revenez sur le formulaire et clickez le bouton “Partager”. Copier le lien du formulaire et collez-le dans un nouvel onglet.

26. Vous allez maintenant remplir le formulaire. Afin d’assurer que le rapprochement fonctionne, il est nécessaire que certaines informations envoyées dans le formulaire correspondent à une ligne du relevé présente sur le fichier de rapprochement. 

Nous vous conseillons d’entrer les réponses suivantes pour réaliser le test :

Question 1 : 500

Question 2 : 83.33 (ou une réponse de votre choix)

Question 3 : Google

Question 4 : Publicité (ou une réponse de votre choix)

Question 5 : Google Ads (ou une réponse de votre choix)

Question 6 : 01/09/2020

Question 7 : Un fichier de votre choix

L'exécution de votre test devrait ressembler à la vidéo suivante :