Mise en place du pack de processus Système d'alerte COVID avec Microsoft Power Automate

Si vous souhaitez approfondir l'utilisation de ce pack, n'hésite pas à prendre rendez-vous avec nous !

Étape 1

Installation du formulaire

Microsoft Forms

Vous allez installer le formulaire Microsoft Forms qui permet à vous et vos collaborateurs de déclarer un test positif du COVID-19.

3 minutes

1. Si vous n’êtes pas encore connecté avec votre compte Microsoft, connectez-vous.

2. Suivre ce lien pour accéder au formulaire de Déclaration de cas contact COVID-19 afin de le dupliquer sur votre compte Microsoft OneDrive 

3. Cliquer sur le bouton “Dupliquer” en haut de la page.

4. Le formulaire est automatiquement sauvegardé sur votre espace Microsoft Forms

5. Ouvrez Microsoft OneDrive et retrouvez le formulaire que vous venez de dupliquer dans le dossier, “Mes fichiers”

6. Ouvrez le fichier Excel correspondant au formulaire que vous venez de dupliquer. Afin de préparer ce fichier pour une activation sur Power Automate, changez le titre de la colonne "Adresse de messagerie" pour "Email address" car le flux se base sur ce nommage.

Étape 2

Mise en place et paramétrage du trombinoscope

Microsoft OneDrive, Microsoft Excel

Vous allez ajouter un fichier Microsoft Excel qui permet au flux Power Automate d'identifier les collègues présents dans le même espace de travail que le cas contact.

1 minute

7. Ouvrez le pack de processus

8. Glissez et déposez le fichier Microsoft Excel, Employee Directory.xlsx dans votre One Drive

9. Ouvrez le fichier Employee Directory.xlsx, dirigez-vous vers la dernière ligne du tableau et remplacez les textes dans les cellules réservées à votre prénom, nom et adresse mail

Étape 3

Paramétrage du flux Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate

3 minutes

Vous allez importer et paramétrer un flux qui repère la réponse au formulaire et qui la compare au trombinoscope afin d'identifier les potentiels cas contacts. Ce même flux active la notification mail pour alerter les collaborateurs concernés.

10. Ouvrez Microsoft Power Automate et dirigez-vous vers l’onglet, “Mes flux”

11. Sélectionnez “Importer” vers le haut de la page

12. Clickez sur le bouton “Charger” pour sélectionner le flux Power Automate du pack de processus et clickez sur “Ouvrir” pour démarrer le téléchargement

13. Sur la page d’importation, pour chaque ressource liée, autorisez Microsoft Power Automate à activer les applications lors de l’exécution des flux (si vous n’avez pas encore donner accès aux applications, faites-le via l’onglet “Données”, puis "Connexions" dans le menu à gauche et suivez les instructions)

14. Clickez sur “Importer” pour importer le flux

15. Lors de l'import si vous obtenez une erreur, clickez sur le lien cité dans le troisième point de la liste à puces, "Enregistrez en tant que nouveau flux"

16. Pour chaque tâche présentant une erreur, ouvrez-la et sélectionnez votre compte Microsoft pour l’activer

17. Lors de chaque connexion de tâche, vous serez présenté avec un texte aléatoire au sein du / des champs de référence

18. Clickez sur la croix pour vider le champs et sélectionnez le formulaire qui correspond à celui que vous venez tout juste d’ajouter sur votre compte

19. Continuez avec chaque tâche présentant une erreur

20. Mettez à jour les paramètres de la tâche “List the rows in the COVID Declaration form response table”

21. Mettez à jour les paramètres de la tâche “List the rows in the Employee Directory table”

22. Ouvrez la première tâche grise, “Alert each concerned employee” et sur la tâche enveloppée, “Send an email to each concerned employee”, assurez-vous que le message reflette le contenu souhaité

23. Ouvrez la deuxième tâche grise, “Find the form response line” et sur la tâche enveloppée, “Anonymize the response line”, mettez à jour les paramètres

24. Votre flux est prêt. Enregistrez-le.

Étape 4

Effectuer le test du flux et experimenter le système d'alerte mail

Microsoft Forms, Microsoft Outlook

Vous allez tester votre flux et l'activer via l'envoi du formulaire avec une réponse positive. Vous recevriez un mail d'alerte comme si vous étiez à la place d'un de vos collègues.

1 minute

25. Bravo ! Il est enfin temps d’effectuer un test. En haut à droite de la page, clicker sur “Test”. L’option “J'effectuerai l’action de déclenchement” devrait déjà être sélectionnée. Cliquez sur “Enregistrez et testez".

26. Le test attend l’envoi du formulaire avant de se déclencher. Revenez sur le formulaire et clickez le bouton “Partager”. Copier le lien du formulaire et collez-le dans un nouvel onglet.

27. Vous allez maintenant répondre au formulaire comme si vous avez reçu un test positif. Vous serez la seule personne alerté par le système car aucun des contacts de votre trombinoscope ne s'agit de personne réelle. Pour appliquer ce processus à votre entreprise, il faudra mettre à jour le fichier Excel, Employee Directory.xlsx avec les coordonnées de vos collaborateurs.

28. Vous allez recevoir un mail d'alerte

L'exécution de votre test devrait ressembler à la vidéo suivante :